|
Term
|
Beskrivning
|
|
Akt
|
Sammanhållna handlingar i ett ärende.
|
|
Allmän
handling
|
Begreppet allmän handling definieras i 2 kap
Tryckfrihetsförordningen (TF). Allmän handling är en framställning i skrift
eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt
uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän om den förvaras
hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos
myndighet. (I TF §6 och §7 preciseras innebörden av inkommen till och
upprättad hos.)
|
|
Allmänna arkivschemat
|
Den förteckningsplan med fasta huvudavdelningar
som används av alla myndigheter
Allmänna arkivschemat (A-Ö).
A PROTOKOLL
B ARKIVKOPIOR
AV UTGÅENDE SKRIVELSER
C DIARIER
D LIGGARE
OCH REGISTER
E INKOMNA
HANDLINGAR, KORRESPONDENS
F HANDLINGAR
ORDNADE EFTER ÄMNE
G RÄKENSKAPER
H STATISTIK
J KARTOR
OCH RITNINGAR
K FOTOGRAFISKA
AVBILDNINGAR
L TRYCK
Ö ÖVRIGA
HANDLINGAR
|
|
Ämnesordning
|
Arkivläggning efter ämne.
|
|
Arkiv
|
Bestånd av handlingar som har tillkommit i en
myndighets/enskilds verksamhet och som har arkiverats hos denna.
|
|
Arkivbildare
|
Myndighet, företag, förening, annan
organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv
uppstår.
Stora organisationer kan ibland indela
verksamheten i flera arkivbildare. Dotterbolagen i en koncern utgör t.ex.
ofta egna arkivbildare
|
|
Arkivbildningsplan
|
Plan som styr
arkivbildningen hos en arkivbildare och innehåller uppgifter om t.ex.
databärare, seriebildning, arkivläggning och gallring. Detsamma som
dokumenthanteringsplan.
|
|
Arkivera
|
Tillföra arkivet handlingar.
|
|
Arkivförteckning
|
Sökmedel där ett arkivs innehåll redovisas,
vanligen systematiskt i serier och volymer.
|
|
Arkivhandling
|
Handling som upprättats av eller inkommit till
en arkivbildare som ett led i dennes verksamhet och som har arkiverats.
|
|
Arkivlagen
|
I arkivlagen (1990:782) slås fast att
"myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet".
För myndigheter är upprättandet av en
arkivförteckning lagstadgat genom arkivlagen. Många organisationer och
företag upprättar på frivillig bas arkivförteckningar då detta är ett
oöverträffat hjälpmedel för att återsöka information.
|
|
Arkivtyp
|
Det finns statliga och kommunala arkiv samt
föreningsarkiv
|
|
Databärare
|
Fysiskt underlag för handlingar/uppgifter.
|
|
Depå
|
Det huvudarkiv som arkivbildares handlingar
tillhör. I varje depå ingår ett antal arkivbildare.
|
|
Diarie-/dossiéplan
|
Systematisk plan för klassificering av ärenden
för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer).
|
|
Diarium
|
Kontinuerlig förteckning över inkomna och/eller
utgående handlingar.
|
|
Dokument-
hanteringsplan
|
Plan som styr
arkivbildningen hos en arkivbildare och innehåller uppgifter om t.ex.
databärare, seriebildning, arkivläggning och gallring. Detsamma som
arkivhanteringsplan
|
|
Dossié
|
Sammanhållna handlingar eller akter i samma
ämne.
|
|
Etikettinformation
|
För märkning av volym
|
|
Föreningsarkiv
|
Arkiv som tillhör en förening
|
|
Försättsblad
|
Det första blad som ex. insätts i en pärm och
visar arkivbildarens namn. Därefter följer Innehållsförteckning,
Förteckningsblad.
|
|
Förteckna arkiv
|
Upprätta en förteckning över det som finns i ett
arkiv, vad det innehåller och var det finns någonstans
|
|
Förteckningsplan
|
Systematisk plan för att förteckna arkiv.
|
|
Föteckningsblad
|
Lista över innehållet i en serie, dvs. de
volymer som ingår i en serie.
|
|
Gallra
|
Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i
allmänna handlingar (hos enskilda arkivbildare förstöra handlingar respektive
uppgifter).
|
|
Gallringsfrist
|
Tid innan beslutad gallring verkställs
|
|
Historik
|
Beskriver arkivbildaren på andra sätt än som
beskrivs i övrigt i förteckningarna, tex. När och hur verksamheten startade,
ev. upphovsman/kvinna.
|
|
Innehålls-
förteckning
|
En översikt över samtliga serier som förtecknats
inom respektive arkivbildare.
|
|
Intensivdataområde
|
Geografiskt område, inom vilket arkivhandlingar
ska bevaras i större omfattning än i andra områden.
|
|
Medium
|
Medel för överföring och lagring av information.
|
|
NAD
|
Nationell Arkivdatabas. Gemensam dataelement-katalog.
|
|
NADMARC
|
Överföringsformat vid skapandet av den
nationella arkivdatabasen (se NAD). Detta är grundat på det internationella
biblioteksformatet MARC. Det är detta NADMARC-format som används vid
datautbyte mellan Visual Arkiv 3.1 och NAD.
|
|
Proveniens
|
Handlingars ursprung.
|
|
Registratur
|
Renskrifter av koncept (alternativt kopior av
utgående handlingar), bevarade i kronologisk ordning.
|
|
Rensa
|
1) Avskilja handlingar/uppgifter som inte ska
tillhöra arkivet.
2) I offentlig verksamhet avskilja handlingar/uppgifter som inte är allmänna
och som inte ska arkiveras.
|
|
SCB-kod
|
Arkivbildaren är knuten till en SCB-kod tex.
församling. (SCB = Statistiska CentralByrån)
|
|
Serie
|
Serie är en benämning på en viss typ av
handlingar, t.ex. "Protokoll" eller "Verkställande direktörens inkommande
brev".
Serien har alltid en viss kodbeteckning som
kallas seriesignum, t.ex. "A 1 a". Serierubriken, t.ex. "Styrelseprotokoll",
beskriver vilken typ av handlingar det är frågan om.
Serieindelningen sker normalt enligt det
allmänna arkivschemat som är en förteckningsplan med fasta huvudavdelningar.
Serien består i sin tur av volymer.
|
|
Seriesignum
|
Kodbeteckning för serie enligt förteckningsplan
eller arkivförteckning.
|
|
Struktur
|
Arkivbildare ->> Serie
->> Volymer
En arkivbildare har flera serier. En serie
består av flera volymer.
|
|
Upptagning
|
Handlingar/uppgifter som kan läsas, avlyssnas
eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel
|
|
Utseende
|
Beskrivning av vilket emballage volymer består
av eller på vilket media volymen lagras, t ex "Arkivkartong", "Inbunden",
"CD-skiva"
|
|
Volym
|
Fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar.
Volymen är ofta en arkivkartong eller en pärm,
men kan också vara t.ex. ett magnetband. Volymen innehåller de enskilda
arkivhandlingarna.
|
|
Volymförteckning
|
Volymförteckningen ger en överblick över vilka
volymer som ingår i aktuell serie.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|