Term
|
Beskrivning
|
Accession
|
Tillväxt
eller förvärv i ett arkiv. Förvärven förtecknas traditionellt i en
accessionsliggare. Accessionen kan mätas i t.ex. hyllmeter, antal rullar
mikrofilm eller i MB, GB, TB för digitalt material
|
Accessionsliggare |
Löpande
förteckning av nyförvärv (accessioner) |
Accessionsnummer |
Unik
identifierare som tilldelas nyförvärv i ett arkiv |
Akt |
Sammanhållna
handlingar i ett ärende. |
Allmän
handling |
Handling som
har inkommit till eller upprättats hos en myndighet (och som förvaras hos en
myndighet). Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland vara
sekretessbelagda. |
Allmänna
arkivschemat |
Förteckningsplan med fasta huvudavdelningar enligt vilken arkiv struktureras,
ordnas och förtecknas.
Allmänna
arkivschemat (A-Ö).
A protokoll
B handlingar som uppkommit på
myndigheten, utgående handlingar
C diarier och diarieregister
D liggare, förteckningar, matriklar,
inventarieregister o. dyl.
E korrespondens, inkommande
handlingar
F ämnesordnade handlingar
G räkenskaper
H statistik
J kartor och ritningar
K foton
L tidningsklipp
Ö övriga handlingar
|
Arkiv |
Ett
sammanhållet bestånd av handlingar härrörande ur en myndighets, ett företags
eller en enskild persons verksamhet. Arkiv utgörs i vanliga fall av volymer
(kartonger, mappar, inbundna böcker, digitala lagringsenheter m m). I dessa
volymer finns dokument med data och information. |
Arkivbeskrivning |
En
beskrivning av en arkivbildares
arkiv, arkivbildning och arkivverksamhet.
Beskrivningen
ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur
myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och
organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en
föreställning om vilka handlingstyper som alstras.
Offentlighets-
och sekretesslagen anger att beskrivningen ska innehålla följande:
1.
myndighetens organisation och verksamhet i syfte
att underlätta sökande efter allmänna handlingar,
2.
register, förteckningar eller andra sökmedel
till myndighetens allmänna handlingar,
3.
tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få
använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar,
4.
vem hos myndigheten som kan lämna närmare
upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och
sökmöjligheter,
5.
vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten
vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar,
6.
uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar
från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och
myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. |
Arkivbildare |
Myndighet,
företag, förening, annan organisatorisk enhet, släkter eller enskild person
genom vars verksamhet ett arkiv uppstår.
I stora organisationer
utsöndras ibland i flera arkivbildare. Kommunens olika myndigheter brukar i
regel vart och ett ses som egna arkivbildare.
|
Arkivbildningsplan |
Plan som styr
organisationens arkivering, registrering
och gallring. Detsamma som dokumenthanteringsplan. |
Arkivera |
Tillföra
arkivet handlingar. |
Arkivförteckning |
Ett sökmedel
där ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer.
En arkivförteckning kan vara uppställd enligt allmänna arkivschemat eller vara
processbaserad. |
Arkivhandling |
Handling som
upprättats av eller inkommit till en arkivbildare som ett led i dennes
verksamhet och som har arkiverats. |
Arkivinstitution |
Administrativ
funktion eller institution som har till uppgift att förvara och vårda arkiv. |
Arkivlagen |
Arkivlagen
(1990:782) är en svensk lag som anger de grundläggande bestämmelserna för hur de
svenska myndigheterna och andra statliga och kommunala beslutande församlingar
ska sköta sina arkiv. |
Arkivmyndighet |
Myndighet med
uppgift att utöva tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet,
samt med rätt att överta arkiv. |
Arkivredogörare |
Tjänsteman
hos arkivbildare med uppgift att utföra främst praktiska moment inom
arkivverksamheten exempelvis arkivläggning, dokumenthanteringsplanen, gallring
och leveranser. |
Arkivredovisning |
Samlingsbegrepp för arkivbeskrivning och arkivförteckning |
Arkivreglemente |
Landstingens
och kommunernas egna tillämpningsföreskrifter för arkivlag som reglerar
ansvarsfrågor kring arkiv och dokumenthantering. Detta begrepp börjar allt mer
fasas ut till förmån för respektive kommun/landstings nomenklatur för styrande
dokument.
|
Arkivschema |
Redovisningen
av arkivbestånden bygger vanligen på någon form av arkivschema eller
förteckningsplan, tex det Allmänna arkivschemat
från
1903. För vissa typer av arkiv används andra scheman, t.ex.
Kyrkoarkivens förteckningsplan. Det svenska
Riksarkivet har beslutat att statliga myndigheter ska gå över till
processorienterad
arkivredovisning, (RA-FS 2008:4), vilken trädde i kraft den 1 januari 2009. |
Arkivtyp |
Det finns
statliga och kommunala arkiv och enskilda arkiv t.ex. folkrörelsearkiv,
näringslivsarkiv
|
Arkivvård |
Organisera,
redovisa, skydda, avgränsa, gallra och bevara arkiv. |
Avställning |
Uttagande av
redan arkiverade handlingar ur en ordning för att arkivera dem i en annan ny
ordning för slutlig långtidslagring. Förekommer exempelvis i ett
personaldossiésystem där avställning sker vid uppsägning eller pensionsavgång. |
Bestånd |
Ett arkivs
innehåll. I Visual Arkiv är rapporten Bestånd en förteckning över alla
registrerade arkiv och arkivbildare. |
Bevara |
Arkivera
handlingar för all eller viss framtid. |
Databärare |
Fysiskt
underlag för handlingar eller information t.ex. papper, magnetband och hårddisk. |
Depå |
Det
huvudarkiv som arkivbildares handlingar tillhör. I varje depå ingår ett antal
arkiv. Betecknar i regel den byggnad där arkivhandlingarna förvaras men även
andra betydelser förekommer t.ex. organisatoriska eller förvaltningsmässiga. Typ
Kommunarkivet i Xstad |
Diarienummer |
Olika ärenden
åtskiljs i diariet genom att de tilldelas diarienummer i löpande kronologisk
ordning alltefter det de införs i diariet. Det finns olika typer av diarier och
därmed diarienummer. |
Diarie-/dossiéplan |
Systematisk
plan för klassificering av ärenden för registrering och arkivläggning efter ämne
(dossiéer). |
Diarium |
Kontinuerlig
förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar för att hålla koll på
myndighetens ärenden. Det finns olika diarier skrivelsediarier / ärendediarier
mm. |
Dokumenthantering |
Handhavandet
av handlingar d.v.s. att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot,
bevara, använda och gallra dokument. |
|
Hanteringsanvisningar för verksamhetens alla förekommande handlingar d.v.s. hur
de ska hanteras, bevaras och gallras. Detsamma som Arkivbildningsplan. |
Dossié |
Sammanhållna
handlingar eller akter i samma ämne. |
E-arkiv |
Arkiv för elektroniskt bevarande, hantering och återsökning
av digital information. |
Enskilda
arkiv |
Arkiv från
privatpersoner, släkter, föreningar, företag, byar och gårdar. |
Etikettinformation |
Text på
etikett för utskrift att sätta på fysiska förvaringsenheter. |
Folkrörelsearkiv |
Se
Föreningsarkiv. |
Föreningsarkiv |
Arkivinstitution som tar hand om arkiv från föreningslivet. Där finns handlingar
från bl.a. fackföreningar, politiska organisationer, frikyrkor,
nykterhetsorganisationer och idrottsföreningar. |
Försättsblad |
Det första
blad som sätts i t.ex. en pärm och visar arkivbildarens namn. Därefter följer
Innehållsförteckning och Förteckningsblad. |
Förteckna
|
Systematiskt
registrera handlingar i volymer och serier enligt en förteckningsplan t.ex.
allmänna arkivschemat eller process/verksamhetsbaserad informationsredovisning.
Upprätta en förteckning över det som finns i ett arkiv, vad det innehåller och
var det finns någonstans. |
Föteckningsblad |
Lista över
innehållet i en serie, dvs. de volymer som ingår. |
Förteckningsplan |
Systematisk
plan för att förteckna arkiv t.ex. allmänna arkivschemat eller
process/verksamhetsbaserad informationsredovisning. Upprättad vid utredning av
ett arkivs tillkomst och historia. |
|
Samlingsbeteckning för handlingsmängd som avgränsas genom sitt förvar t.ex.
handlingar i arkivbox, filer på hårddisk och video på optisk skiva. |
Gallra |
Förstöra
allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Att gallra innebär
alltid informationsförlust och måste föregås av ett gallringsbeslut. Vid
gallring av elektroniska handlingar tas filerna bort så att de inte kan
återskapas.
Se Riksarkivets
definition som gäller för statliga myndigheter nedan:
Vid överföring
av allmänna handlingar till annan databärare räknas det som gallring, enligt
Riksarkivets definition, om överföringen medför:
·
informationsförlust
·
förlust av möjliga
informationssammanställningar
·
förlust av sökmöjligheter
eller
·
förlust av möjligheten att
fastställa informationens autenticitet
För kommuner/ landsting gäller
att respektive fullmäktige beslutat att detta ska likställas vid gallring.
|
Gallringsbeslut |
Formellt
fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter skall eller får
förstöras. |
Gallringsframställan |
Förslag från
arkivbildare om gallring av allmänna handlingar, som sedan leder till ett
gallringsbeslut från arkivmyndigheten. |
Gallringsfrist |
Tid som ska
förflyta innan beslutad gallring verkställs. |
Gallringsregler |
Den som söker
information bör genom beskrivningen få kännedom om vilka typer av handlingar som
gallras och på vilka beslut gallringen baseras. Det kan ske antingen direkt,
genom att gällande gallringsbeslut biläggs, eller genom en hänvisning till
myndighetens dokumenthanteringsplan. |
Geografisk
hemvist |
Arkivbildaren
är knuten till en geografisk hemvist t.ex. en kommun eller församling (kod och
plats enligt Statistiska Central Byrån) |
Handling |
Framställning
i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt
uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Jämför dokument. |
|
Handlingsslaget är mängden av handlingar som tillkommer i en process. t.ex.
inspektionsärenden och bidragsärenden. |
Handlingsslag
? Grupp av handlingsslag |
Om flera handlingsslag bildar en grupp av handlingsslag, ska
följande uppgifter anges om gruppen:
- unikt namn på gruppen,
- om behövligt, unik beteckning på gruppen,
- namn och beteckning på ingående handlingsslag och
- beskrivning av gruppens organisation.
Allmänna råd. Här avses grupper av handlingsslag som förvaras tillsammans, t.ex. samtliga
ärendeakter i registrerings ordning eller dossierer i objektsordning. Om ett
stort antal handlingsslag ingår i gruppen kan dessa redovisas på en särskild
lista till vilken samband upprättas. |
|
Handling som
tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat t.ex. aviseringsmeddelanden
och ansökningshandlingar. |
Historik |
Beskrivning
av arkivbildarens utveckling över tid. |
Informationsredovisning |
Verksamhetsbaserad (eller processbaserad) arkivredovisning innebär en
informationsredovisning istället för arkivredovisning. Det ska återspegla
myndigheters dagliga informationshantering i sin verksamhet. |
|
Visar en
översikt över samtliga serier som förtecknats inom respektive arkiv. |
Intensivdataområde |
Geografiskt
område, inom vilket arkivhandlingar ska bevaras i större omfattning än i andra
områden. |
Koncept |
Arkivexemplar
av utgående handling. |
|
Struktur som
representerar verksamheten och som används för klassificering av handlingsslag. |
Leverans |
Förteckning
av alla inleveranser till arkivet. Det finns en avancerad del (Plus) och en
förenklad del (Classic) i Visual Arkiv. I den avancerade kan man även registrera
och hålla ordning på planerade leveranser. |
Leveransreversal |
Följesedel
vid leverans av arkivhandlingar. |
Liggare |
Bok med
förteckningar över exempelvis personal eller inventarier. |
Medium |
Medel och
metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. |
Metadata |
Data om data.
Det kan vara information om t.ex. ett foto såsom filformat, när bilden togs,
info om motivet, fotograf, osv. |
NAD |
Nationell
ArkivDatabas. Databas med uppgifter om de flesta arkiv som förvaras vid olika
arkivinstitutioner i Sverige. |
NAD-kategori |
Namn på
verksamhetskategorier definierad av Riksarkivet. |
EAC |
Datamodell
och utbytesformat i xml för arkivbildare baserad på ISAAR-CPF. |
EAD |
Datamodell
och utbytesformat i xml för arkivbeskrivningar och förteckningar baserad på
ISAAD-G. |
Näringslivsarkiv |
Arkivinstitution som tar hand om arkiv från privata företag. |
Proveniens |
Handlingars
ursprung. |
Proveniensprincipen |
Den princip enligt vilken ett
arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens
organisation och verksamhet. Det betyder att man i efterhand inte blandar
handlingar från olika arkiv med varandra, eller att man gör ändringar i hur
handlingarna var organiserade från början. |
Process |
En avgränsad följd av
aktiviteter som leder till ett resultat och som förekommer upprepat i
verksamheten, t.ex. handlägga en ansökan om bidrag. |
Processbaserad |
En särskild
princip för informationsredovisning som utgår från att handlingar ska beskrivas
i de verksamhetsprocesser där de används (för begrepp se RAFS (Riksarkivets
författningssamling) 2008:4). |
Processbeskrivning |
Processbeskrivningar ger en förenklad bild av verkligheten, en beskrivning av
vad myndigheten gör. Enligt Riksarkivets föreskrifter ska en processbeskrivning
innehålla vad som initierar och avslutar processen och de vanligaste
aktiviteterna. |
PUL |
Personuppgiftslagen (SFS1998:204). Syftet med denna lag är att skydda människor
mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. |
Rensa |
Avskilja
handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras. |
Reversal |
Kvittens på
en inleverans. |
RA-FS |
Riksarkivets
generella föreskrifter som publiceras i Riksarkivets författningssamling. |
Sekretess |
Undantag från
principen att allmänna handlingar ska vara offentliga. Sekretess gäller
exempelvis inom sjukvården, socialtjänsten och folkbokföringen. Vilka
sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av Offentlighets- och
sekretesslagen (SFS 2009:400). |
Serie |
Ett antal
arkivvolymer som hör ihop genom att de har samma funktion (t.ex. protokoll)
eller genom att de handlar om samma ämne. Serien har alltid en viss
kodbeteckning. I allmänna arkivschemat kallas detta seriesignum, t.ex. "A1a". I
den verksamhetsbaserade arkivförteckningen uttrycks seriestrukturen genom
punktnotation, t ex 1.1.1. Serien består i sin tur i regel av volymer. |
Serierubrik |
Titel på
serie. |
Seriesignum |
Kodbeteckning
för serie enligt förteckningsplan eller arkivförteckning t.ex. A 1. |
Signum |
Kombination
av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i ett
arkiv, t.ex. A2:5 |
Struktur |
Ett system av enheter och dessas
inbördes förhållanden. Såsom att en arkivbildare har flera serier och en serie består
av flera volymer. |
Strukturenhet |
Samlingsbeteckning för klassificeringsstrukturens delar oavsett vilken nivå de
tillhör. En strukturenhet kan bl.a. vara ett verksamhetsområde, en processgrupp
eller en process, beroende på enhetens placering i strukturen. |
Volym |
Fysisk enhet
för förvaring av arkivhandlingar. |
Volymförteckning |
En överblick
över vilka volymer som ingår i en serie. |
Volymsignum |
En volyms
kodbeteckning, bildad av seriesignum och volymnummer enligt arkivförteckningen. |
Verksamhetstyp |
Typ av
verksamhet som bedrivs. Väljs för respektive arkivbildare i Visual Arkiv. |
Ämnesordning |
Arkivläggning
efter ämne. |